AKRAV / 01
خطط إدارة الأزمات: القرارات قبل الوثائق
يجب أن تحدد خطة الأزمات القرارات، وليس فقط المخاطر. حدد من يمكنه تفعيل الخطة، وما الذي يجب أن يستمر، وكيف تصل المعلومات إلى صناع القرار.
AKRAV Strategic Solutions
ما يجب أن يقرره مخطط الأزمات
تكون خطة إدارة الأزمات مفيدة عندما تسهل اتخاذ القرارات تحت الضغط. يجب أن تحدد ما الذي يطلق استجابة الأزمة، ومن يمكنه تفعيلها، ومن يتخذ القرارات عندما تكون مسارات الموافقة العادية بطيئة جدًا. وثيقة طويلة بدون تلك الإجابات يمكن أن تؤخر الإجراء.
ابدأ بالاضطرابات التي يمكن أن تؤثر ماديًا على الأشخاص، العمليات الأساسية، أو المعلومات. لكل منها، حدد القرار الأول الذي ستحتاج القيادة لاتخاذه، الأدلة اللازمة لاتخاذه، والشخص المسؤول عن تقديم تلك الأدلة.
حدد الأدوار قبل وقوع الحادث
سمِّ قائدًا للقرار ونائبًا له. وضح من ينسق الاستجابة التشغيلية، ومن يحافظ على صورة الوضع، ومن يتواصل مع الموظفين وأصحاب المصلحة الآخرين. يجب أن تعمل هذه المسؤوليات عندما يكون شخص رئيسي غير متاح.
ضع عتبات للتصعيد بدلاً من توقع أن يصل كل حدث إلى مجلس الإدارة. يمكن أن تستند العتبة إلى التأثير أو عدم اليقين أو قدرة الفرق العادية على احتواء الموقف. سجل ما يجب الإبلاغ عنه، ولمن، وبحلول متى.
احمِ الاستمرارية، ثم اختبر الخطة
اذكر الوظائف التي لا يمكن أن تتوقف، واعتمادياتها، والحد الأدنى الذي يمكن أن تستمر عليه. ضمِّن بدائل عملية للأشخاص والموردين والأنظمة وقنوات الاتصال. يجب أن تميز الخطة بين الإجراءات الفورية والتعافي على المدى الطويل.
اختبر الخطة بسيناريو واقعي. لاحظ أين تتوقف المعلومات أو يكون السلطة غير واضحة. حدّث الخطة، وعيّن مسؤولين للإجراءات المعلقة، واختبر مرة أخرى. المقياس هو ما إذا كان بإمكان الأشخاص استخدامها لاتخاذ قرارات في الوقت المناسب، وليس مدى اكتمالها على الورق.